Plan de cuentas
Cada cuenta es una "cajita" donde se anota un tipo de dinero. El primer dígito del código dice su grupo: 1 Activo, 2 Pasivo, 3 Patrimonio, 4 Ingresos, 5 Costos de venta y 6 Gastos de operación.
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ALESSANDRO
Panel principal
Programa Galaxia
Medición del Programa de Excelencia de Terceros de CHSA (manual 2026). Cada fase pide su información y este panel se mueve con lo que se anota.
Avance por fase
Semáforo de indicadores
Historial por mes
Focos del mes
Indicadores del mes
Procesos
Medios · 200 puntos
Resultados · 300 puntos
Niveles del manual CHSA
Despachos diarios
Lo que sale cada día en cada camión: cajas cargadas, devueltas y envases. Sirve para controlar el reparto y el préstamo de envases (RTI).
Liquidación de ruta
Al regresar el camión: lo que cobró el motorista, lo que devolvieron los clientes y el efectivo que entrega. Los cobros bajan las cuentas por cobrar y las devoluciones regresan al inventario.
Devoluciones de clientes
Todo lo que devolvieron los clientes en el mes: las que se registran al liquidar cada ruta y las del reporte de devoluciones de CHSA. Regresan al inventario y bajan la venta.
Clientes en BEES
El promotor escoge en cada cliente si usa BEES, tiene uso intermitente o no usa (y por qué). El KPI de Independencia digital se calcula solo: clientes que compraron en el mes y usan BEES (también los de uso intermitente) ÷ todos los que compraron en el mes.
Vehículos y motoristas
Los camiones de reparto, quién los maneja y cuándo vencen la matrícula y el seguro.
Dashboard
Ventas, compras e inventario
Margen real contra esperado
Margen esperado: el descuento que CHSA da en la factura, como el "% Descuento" de tu base de compras (5.49 % cerveza y 5.07 % refrescos), calculado sobre el costo. Margen real: ventas netas (con notas de crédito) menos costo de venta, sobre el costo de venta. Ganancia esperada = costo de venta × margen esperado. En rojo, la línea gana menos de lo que debería.
Resultado por mes y por línea
Ventas netas: sin ISV, ya restado el descuento a clientes y sumadas las notas de crédito de CHSA (repartidas por línea según el descuento de cada mes). Costo de venta: lo que costaron las cajas vendidas, al costo promedio del inventario (sin ISV). Margen bruto = ventas netas − costo de venta. Los envases no se incluyen porque son depósito.
Empresa y otras configuraciones
Los datos generales que HERA usa en todos los módulos: nombre de la empresa, tipo de cambio e impuesto.
Respaldo
Descarga una copia de todos los datos (ventas, compras, cuentas, usuarios sin contraseñas, evidencias). Guárdala en tu computadora o en Drive; hazlo al menos una vez por semana.
Usuarios y accesos
Cada persona entra con su propio usuario y contraseña. El tipo de acceso dice qué módulos puede ver y cuáles puede modificar.
Tipos de acceso
Inventario
Cuánto producto hay en bodega y cuánto vale. Cada compra a CHSA es una entrada; cada despacho a clientes es una salida. HERA calcula la existencia y el costo promedio sola.
Productos
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Últimos movimientos
Compras
Las facturas de compra a CHSA. Cada línea de factura entra sola al inventario, al costo sin ISV y ya con el descuento.
Notas de crédito de CHSA
Facturas
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Reporte de compras
Lo que compramos, igual que el reporte de ventas: por línea, por producto, por proveedor y por día. Los montos van sin ISV y ya con el descuento, salvo donde dice otra cosa.
Compras por línea
Productos más comprados
Compras por proveedor
Compras por día
Proveedores
A quién le compramos. El plazo de crédito se usa para calcular cuándo vence cada factura.
Cuentas por pagar
Lo que le debemos a CHSA: facturas de compra con ISV menos los pagos y las notas de crédito aplicadas.
Antigüedad de saldos
Facturas pendientes de pago
Pagos por mes
Detalle del mes
De enero a julio los estados de cuenta de CHSA solo dicen qué facturas quedaron pagadas, sin fecha; se toma como fecha el vencimiento dentro de ese mes. De agosto en adelante están los pagos reales con fecha, y se aplican a las facturas más viejas primero. Las facturas de diciembre se dan por pagadas. Plazo de crédito: 7 días.
Contabilidad
Las partidas se arman solas con las compras, ventas, notas de crédito y pagos. Los gastos (sueldos, combustible, luz…) se agregan con "Nueva partida".
Toca una cuenta para ver su libro mayor.
Así se llena la declaración mensual de ISV del SAR: ventas y compras gravadas al 15 % y al 18 %, exentas, el ISV cobrado (débito) y el ISV pagado (crédito). Revísalo con tu contador antes de presentarla. El impuesto al consumo de la cerveza va dentro del precio y no se declara aquí. Los depósitos de envases no son venta.
Balance general
Supuestos mientras no estén los datos: las ventas se toman de contado y depositadas en el banco (aún no hay cobros a clientes); las facturas "SIN FOTO" van al inventario de NABs hasta tener el detalle; los pagos de diciembre 2025 se estiman como las compras de diciembre menos lo pagado en enero.
Ventas
Lo que vendimos a los clientes, por línea, por cliente y por día. Cada venta sale sola del inventario al costo promedio, y así HERA calcula el costo de venta y el margen.
¿Cuadran los descuentos a clientes con las notas de crédito?
Las notas de crédito de CHSA vienen con ISV, así que se comparan con el descuento con ISV. Diferencia = notas de crédito − descuento con ISV: si es positiva, CHSA devolvió más de lo que diste; si es negativa, falta que devuelva.
Ventas por línea
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Mejores clientes del período
Ventas por día
Reporte de inventario
Toma física
Escribe lo que contaron en bodega. HERA lo compara con el sistema a esa fecha y, al aplicar, hace los ajustes. Para aplicar se necesita la autorización de un administrador. Lo que escribes se guarda en este equipo hasta que lo apliques.
Tomas físicas aplicadas
Clientes
Los clientes salen de la base de ventas. Edita un cliente para agregar RTN, teléfono, dirección o darle crédito.
Cuentas por cobrar
Lo que nos deben los clientes al crédito: sus facturas con ISV menos lo cobrado, aplicado a la factura más vieja primero.
Antigüedad de saldos
Saldo por cliente
Cobros
Dinero que entra de los clientes al crédito. Cada cobro baja su saldo y entra al banco (o a caja si es en efectivo).
Pagos
Dinero que sale a los proveedores. Los pagos a CHSA bajan la cuenta por pagar.
El kardex es la historia del producto: cada entrada y salida, y cómo quedó la existencia después de cada una.